organisationsteori

Kap 1: Bokens överordnade perspektiv

Då var det dags att börja sammanfatta Organisationskursens huvudbok som heter ”Hur moderna organisationer fungerar”. Den är skriven av Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik.

Kapitel ett tar upp att vi alla redan har kommit i kontakt med organisationer och att det man strävar efter när man läser organisationsteori är att förstå, förklara och ge förslag på förbättringar kopplat till organisationer.

Vad är en organisation?

”Ett socialt system som är medvetet konstruerat för att uppnå bestämda mål”

  • Socialt: den består av människor
  • System: organisationen är beroende av resurser/kontakter från omvärlden
  • Medvetet konstruerad: den är skapad på det sättet som bäst gör att den uppfyller målet.
  • Lösa uppgifter/Förverkliga mål: den ska lösa det den är skapad för att lösa

Kärnan i varje organisation är uppgiftslösning – uppgiften ska helst lösas med:

  • Kvalitet
  • Effektivitet
  • Målen kan även vara kortsiktiga och långsiktiga.

Organisationer som produktionssystem:

Organisationen kan ses som ett flöde: Resurser går in –  de genomgår en transformationsprocess – man får ett resultat – sen återkopplar man till resurserna igen

Vad vi vill förklara – Beteende

Beteende innehåller tre element:

  • Människors inställningar (Vad de tror)
  • Deras tänkande (Hur de bedömer)
  • Deras handlingar (Vad de gör)

Och sen kom jag inte längre 🙂

/Sofi

Föreläsning om Organisationen och omvärlden

Vad är omvärldsanalys? En systematisk process där man samlar in och analyserar omvärldsinformation och drar strategiska slutsatser av den.

Organisationer är beroende av sin omvärld – de behöver bland annat Resurser tex:

-Kapital
-Arbetskraft
-Råvaror
-Information
-mm

Ju mindre inflytande och kontroll organisationer har i förhållande till omvärlden, ju större blir osäkerheten kring både hot och möjligheter.

OSÄKERHET – hur hantera?

  1. reducera osäkerhet inför vad som sker i omvärlden -> anpassa organisationen till omvärlden
  2. aktivt påverka åsiktsbildningen i organisationens omvärld -> bygga legitimitet

Organisationens omvärld – nivåer

  • Domän/Närmiljö: leverantörer, kunder, konkurrenter, media, offentliga organ
  • Nationell: generella samhällsförhållanden, politik, ekonomi
  • Internationell: globaliserad arbetsmarknad

Varför studera omvärlden? Organisationer är BEROENDE av teoretiska perspektiv på omvärlden:

Teknisk omvärld – alla de förhållanden utanför en organisation som direkt påverkar hur den löser sina uppgifter för att förverkliga sina mål
Institutionell omvärld – vad kännetecknar kulturen kring organisationen?, normer och värderingar

Ett tekniskt perspektiv på omvärlden – Externa förhållanden som påverkar hur uppgifter utförs i en organisation:

  1. förhållanden som har betydelse för organisationens resurser, externa förhållanden som påverkar hur organisationen skaffar tillgång till resurser de är beroende av (input)
  2. Förhållanden som har betydelse för organisationens resultat -> varor och tjänster som org. producerar (output)

Grundläggande antaganden:

  1. Organisationen är beroende av sin omvärld för att överleva
  2. För att organisationen skall överleva måste dess mål, strategier och struktur vara anpassade till omvärlden

Två dimensioner av teknisk omvärld – Omvärlden är:

Stabil: sker inga förändringar, de som sker är lätta att förutse, hierarkiskstruktur, specialisering, byråkratisk struktur,

Dynamisk: ständiga förändringar, organisksturktur, nätverk

Omvärlden är:

Homogen: en sorts

Heterogen: blandad

  • Stabil och homogen: Byråkratisk struktur, Få enheter
  • Dynamisk och homogen: Organisk struktur Få enheter
  • Stabil och heterogen: Byråkratisk struktur, Många enheter
  • Dynamisk och heterogen: Organisk struktur, Många enheter

Dimensioner av omvärld – val av generella strategier:

  • Stabil + homogen omvärld = strategier kring kostnadseffektivitet, standardiserade varor, tjänster till lägsta kostnad
  • Stabil + heterogen omvärld = strategier av diversifiering, opererar på flera olika marknader, ”inte alla ägg i en korg”
  • Dynamisk + homogen omvärld = strategi inriktad på differentiering, enskilt segment/marknad, erbjuder något ”extra/speciellt”
  • Dynamisk + heterogen omvärld = hantera hög grad av osäkerhet, innovationsstrategier

STRATEGIER – för att hantera den tekniska omvärlden

  1. Upprätthålla ”buffertar”: lager, extra arbetskraft vid toppar
  2. Försöka jämna ut toppar i arbetsbelastningen: ex telefontider
  3. Försöka förutse svängningar i belastningen när man har störst efterfrågan: prognoser
  4. Tillväxt: stärka i förhållande till omvärlden
  5. Vertikal integration: ex kontrakt med andra
  6. Horisontell integration: konkurrenter går ihop
  7. Diversifiering: sprida risker
  8. Outsourcing: lägga ut delar av verksamheten
  9. Mellanorganisatoriskt arbete: karteller
  10. Kooptering: värvar konkurrenter till sin styrelse

 ETT INSTITUTIONELLT PERSPEKTIV PÅ OMVÄRLD

Samhälle – Individ – Organisation

  • Normer
  • Värderingar
  • Förväntningar
  • Signaler

Organisationens OMVÄRLD består av tre institutionella element/pelare/

  1. Regulativa: – Tvång
  • Nationella/internationella regeringsbeslut, kontrollåtgärder
  • Måste anpassa sig efter dessa för att få legitimitet
  1. Normativa: Normer, värderingar i samhället som anger vilka mål som är viktiga – Socialförpliktelse
  2. Kognitiva: Olika grupper som verkar inom samma miljö utvecklar samma åsikter om vad som är bra, vilket sätt som är ”rätt” – Efterlikna

STRATEGIER för att hantera den institutionella omvärlden (öka sin legitimitet i omvärlden)

  • Strukturell konformitet: legitimitet via strukturen, vad är en god struktur
  • Procedurkonformitet: målstyrning, kvalitetsstyrning, visa utåt att man är trendig
  • Personalkonformitet: legitimitet via att ha rätt personal

Korstryck – strategi

  1. Skilja den formella strukturen från de faktiska aktiviteterna i organisationen ex. anställda utför arbetet på det sätt de anser lämpligt utan att ta hänsyn till riktlinjer -> ”hyckleri”
  2. Kan inleda förhandlingar med centrala aktörer i den institutionella omvärlden
  3. Bjuda motstånd och protestera
  4. Försöka påverka uppfattningarna om vad som ger organisationen legitimitet -> Image

Syftet med att genomföra en omvärldsanalys kan variera, och kan exempelvis handla om att ta fram beslutsunderlag för planering, marknadsbearbetning, riskberedskap, affärsutveckling eller opinionsbildning.

Bland de metoder som används för omvärldsanalys kan nämnas förkortningar som:

  • PEST-analys: PEST står för Politisk, Ekonomisk, Social och Teknisk/Teknologisk, handlar om att analysera makrofaktorer i en organisations omvärld
  • PESTLE eller PESTEL-analys: kompletterar PEST-analysen med att omfatta även juridik och reglering (“Legal”) samt milj (“Environment”)
  • STEEP-analys: står för Technological, Economic, Environmental och Political, och är en variant av PEST-analysen som omfattar tekniska, ekonomiska, miljömässiga och politiska aspekter av ett företags omvärld
  • SWOT-analys: SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats, och syftar till att kartlägga en organisations styrkor, svagheter, möjligheter och hotbilder.

/Sofi

 

 

 

Lektion 3: Härskartekniker

Berit Ås härskartekniker:

  • Osynliggörande: blir ignorerad, bli förbisedd
  • Förlöjligande: skämtas om
  • Undanhållande av information: delge information i ett sammanhang där någon ej har tillträde
  • Dubbelbestraffning: vad man än gör är det ändå fel
  • Påförande av skuld och skam: ge dåligt samvete

Läs mer om Berit Ås teorier här.

Elaine Eksvärd olika härskartekniker:

Projiceringsmetoden: Du klagar på något men får själv skulden för det du påtalar. Den som använder denna metod tror sig ofta vara allvetande, lida av ett Messiaskomplex.

Komplimangsmetoden: En vänlig härskarteknik som inleds med en komplimang. Syftet är att få dig att göra något utöver det förväntade, men kvar blir en olustkänsla trots komplimangen

Självförvållad härskarteknik: Du ger ett osäkert intryck med ditt tonläge och kroppsspråk. Du förminskar dig själv och det du säger, ”härskaren” får därmed ett överläge. Offerposition, lära sig att säga nej

Uteslutningsmetoden: Du blir inte sedd när du borde bli sedd, i ett samtal eller i en debatt, eller när till exempel ditt tal på bröllopet ”glöms bort”.

Hierarkimetoden: Innebär att man använder ett överläge eller ett underläge för att tysta någon. Det kan vara chefen som förtrycker sina anställda, men faktiskt också tvärtom.

Tidsmetoden: Många använder tid för att tysta ned andra: ”Jag är äldre än vad du är” eller ”Jag har varit med längre i det här gänget än vad du har varit”.

Hur bemöta härskarteknikerna:

Motstrategi

  • Ta plats
  • Ifrågasätt
  • Korten på bordet
  • Bryt mönstret
  • Intellektualisera
  • Säg ifrån
  • Benämn det personen gör

Bekräftarteknik

  • Synliggör Respektera
  • Informera & inkludera
  • Alla gör så gott de kan
  • Konfliktlösning
  • Bemöt alla som subjekt
  • Respektera egna och andras nej

Gruppbeteende:

Du är beroende av din omgivning för att nå självkännedom.

Jag-huset (”The Johari Window”)

  • Arenan: Arenan/det öppna fältet representerar det du själv och andre vet om dig. Inom detta fält finns all information som du gärna delar med dig.
  • Fasaden: Här finns saker som du själv vet om, men som du av olika skäl väljer att behålla för dig själv.
  • Det blinda: Detta fältet innehåller saker om dig som andra kan se, uppleva eller utläsa, men som du själv inte är medveten om. Tex ticks, viktigt att ge feedback om det här.
  • Det okända: Här kan det finnas upplevelser, som är förträngda. Traumatiska upplevelser som medvetet eller omedvetet är undanstoppade. Här kan också finnas förmågor som varken vi själva eller andra känner till

Johari stilar:

  • Den öppna
  • Tyckaren: tar plats
  • Frågaren: frågar
  • Musslan: tyst

Bra feedback ökar Arenan genom att minska Fasaden och Det blinda fältet. Genom att andra berättar hur de upplever oss, minskar de sina fasader, eftersom de öppnar sig för oss och berättar hur de känner, tänker och tycker. Dessutom minskar våra blinda fält, eftersom vi får reda på mer om oss själva, om hur vi upplevas av andra. Vår gemensamma Arena blir större.

Alla grupper kan, trots yttre likheter, vara helt väsensskilda.

Grupper och organisationer som har existerat under längre tid kan utveckla en kollektiv karaktär. (Axelson och Thylefors 2009 s . 61)

Den goda gruppen: Det är en grupp där man gör ett bra jobb och där människor trivs och mår bra. Här finns en uppslutning kring det gemensamma uppdraget eller målet. Grunden för en bra grupp är ett relativt gott självförtroende (individuellt och kollektivt (kan jämföras m yrkesstolthet. Det handlar både om att man själv är nöjd och om omgivningens attityder till verksamheten)

Bra samarbete:

—Med bra självkänsla följer en acceptans och respekt för olikhet (när självkänslan vacklar för individer och grupper uppfattas olikhet lätt som ett hot eller en utmaning).

—Självförtroendet är också en förutsättning för fri och tydlig kommunikation.

Humor, lite lättsinne och glädje utmärker den goda arbetsgruppen. Skratt kan lösa spänningar och ge distans till svårigheter. Humor är ett moget försvar och en bra start både när det gäller åstadkomma förändring och när det gäller stå ut med det ofrånkomliga.

Olika roller i gruppen:

  • Styrande
  • Kreativ
  • Informerande
  • Stödjande
  • Analytisk/Utvärderande
  • Arbetsroller
  • Samarbetsroller
  • Uppgiftsfunktionen
    Samspelsfunktionen
  • Ego-inriktade funktioner

En grupp kan bli en kraftkälla om individerna känner samhörighet och trygghet vilket innebär: (Wahlström 1993)

  • Att jag vågar hävda min åsikt (fast den inte delas av någon annan)
  • Att jag vågar vara med att bestämma (ta ansvar och står för mina beslut )
  • Att jag vågar prova nya saker (även om jag inte är säker på att lyckas)
  • … känner samhörighet och trygghet vilket innebär:
  • Att jag vågar vara mig själv till det yttre och inre (att jag vågar bejaka det som är bra hos mig själv och accepterar det som är mindre bra)
  • Att jag vågar lyckas (det kan var riskabelt i vissa grupper)
  • Att jag vågar hävda mina önskningar och behov i min grupp
  • Att jag är generös mot andra (och gör dem och mig själv synliga)
  • Att jag inte upplever avvikande åsikter som hotfulla

Dansmetaforen:

  • Lyssna på musiken
  • Hitta en gemensam rytm
  • Trampa inte din partner på tårna!

/Sofi

Lektion 3: Icke verbal kommunikation

Syftena med den icke verbal kommunikationen: (Nilsson & Waldemarsson1994)

  • Ersätter kommunikation då det är omöjligt eller olämpligt att prata
  • Definierar relationer
  • Kompletterar och förstärker verbala budskap
  • Reglerar samtalet, till exempel när det gäller turordningen
  • Uttrycker känslor
  • Visar avsikter, attityder och värderingar
  • Ger uttryck för egen identitet och bekräftar andras
  • Bidrar till att definiera de sociala situationer vi befinner oss i

Icke verbal kommunikation (Hartley 1999: s.53)

  • —Kroppskontakt: Kan avslöja något om relationen mellan människor – men även vilken kultur man tillhör. Kan upplevas både som positivt och som ett hot
  • Närhet: Hur nära vi är varandra beror bl.a. på olika zoner. Alla människor har ett personligt revir. Ca 0,5 m
  • Orientering: Sättet att placera sig; 90 graders vinkling tyder på samarbetsvillighet. Genom att luta sig framåt kan vi visa vårt engagemang och intresse. Om man istället lutar sig bakåt visar man avståndstagande, stolthet eller högmod. Sjunker vi ihop och kutar med axlarna och huvudet neråtböjt, visar vi oss undergivna eller nerslagna.
  • Utseende:
    • Distinktion mellan saker vi kan och inte kan påverka
    • Skönhetsideal är kulturellt betingade. Ex vit/brunkräm
  • Nickar (styrning av samspel): Markerar att man lyssnar.
  • Ansiktsuttryck: Människor i Väst har en tendens att läsa av hela ansiktet med fokus på ögon och mun. Människor i Asien fokuserar nästan bara på ögonen. Det gör att vi tolkar känslor olika.
  • Gester: Kroppens stenografi. Gester kan förtydliga, understryka, kommentera och komplettera verbala budskap.
  • Kroppsställning: Kan förmedla attityder, status och visa hur vi mår.
  • Ögonrörelser/ögonkontakt: Ögonen sägs vara själens spegel.
  • Icke verbala aspekter av tal (tonläge, betoning av vissa ord, accent och talfel, hastighet)
  • Lukt & smak

Färdigheter för interpersonell kommunikation: (Hartley 1999: s.53-61)

  • Förstärkning/bekräftelse: ge feedback, visa att man lyssnar
  • Frågor: ställa frågor
  • Reflektion: återkopplar till det personen sagt tidigare
  • Öppning och stängning: process, starta och avsluta samtalet
  • Lyssnande: flera olika lyssningsstilar
  • Själv avslöjanden (Self-disclosure): våga bjuda på sig själv, våga lita på människor

Vill vi utveckla personliga relationer skall dessa tre vara uppfyllda: alla måste vara med (Hartley 1999).

  1. —stor grad av förtroende
  2. —en öppenhet kring känslor och ens liv
  3. —genuin och ömsesidig intresse för varandra

Vad influerar interpersonell kommunikation: vi umgås mest med de som är lika oss

  • —Ålder (kronologisk, biologisk, psykologisk, social och upplevd ålder)
  • —Kön
  • —Social klass: klassmarkörer
  • —Utbildning/yrke
  • —Nationalitet/etnicitet

Personlighetsdrag:

  • Introvert: inåtvänd
  • Extravert: utåtvänd
  • Neurotisk: eldig, ser världen som svart
  • Icke-neurotisk: lättsam
  • Melankoliker: tungsinne
  • Flegmatiker: tystlåten
  • Koleriker: eldig, högljudd, gestikulerar
  • Sangviniker: sorglös, sprallig, ytlig

Olika aspekter av jagbilden: hänger ihop med självkänsla (Nilsson & Waldemarsson 1994)

  • som vi innerst inne är (jagets kärna)
  • —den vi tror vi är (jagbild)
  • —hur vi tror andra uppfattar oss (”mig-bild”)
  • —som vi borde vara (jagideal)
  • —jämfört med jagidealet (självkänsla)
  • i relation till våra förmågor (självförtroende)
  • —i förhållande till vår inre trygghet (självtillit)

Att uppfatta andra på ett korrekt sätt är till stor del en fråga om att kunna uppfatta sig själv korrekt. Den uppfattning vi har om oss själva som personer fungerar som ett filter eller en lins varigenom vi betraktar andra människor.

en aggressiv person ser lätt fientliga avsikter

—en välbalanserad ser möjligheter

—och en misstänksam ser dolda motiv

En bra självkänsla gör att vi uppfattar och tolkar andra människor mer positivt, vi blir mindre avvisande och mer accepterande.

Om man under sin uppväxttid har blivit älskat för den man är, då kan man hantera framgång eller misslyckanden utan att bli övermodig eller tillintetgjord. (Engquist 2002:17)

Om självkänslan är mycket dålig finns det en risk att man strävar efter perfektion. Att alltid göra rätt och därmed undvika misstag blir helt nödvändigt – en sådan person benämns i boken som ’hundraprocentmänniskan’. (Engquist 2002:24)

/Sofi

Föreläsning om organisationen och individen

I dagens moderna organisationer består upp till 70-80 procent av arbetet av intellektuellt arbete. Medarbetarnas kompetens påverkar hur väl organisationen fungerar, utveckling av medarbetarnas kompetens därför nödvändig

Individen är organisationens viktigaste resurs!

Individ och arbete:

  • Moderna arbetslivet påverkas av att individen/medarbetaren har individuella mål och behov vilka ställer krav på arbetsgivaren
  • Hur motiverar man medarbetarna till prestationer som får organisationen att nå sina mål?
  • Personliga egenskaper hos individen och externa förhållanden påverkar individens insatser och prestationer i arbetet -> motivation
  • Motivation= inre psykologisk process som skapar en drivkraft, får oss att handla

Humankapitalet är allt viktigare för organisationer man måste dra till sig det bästa ”kompetensguldet”.

Viktigt för konkurrensen är hur attraktiv organisationen är:

  • Image
  • Anseende

Organisatoriska utmaningar:

  1. Rekrytera ”rätt” personer – rekryteringspolicy
  2. Motivera organisationens medlemmar till hög prestation samt positiv och socialt beteende
  3. Få uppskattade medarbetare att stanna i organisationen

Enligt studier av unga arbetssökande är de viktigaste kriterier för individen/medarbetaren:

  1. Omväxlande och intressant jobb
  2. Bra arbetsmiljö
  3. Goda utvecklingsmöjligheter
  4. God lön

Förutsättningar för att motivera medarbetare – empirisk forskning visar på teorier om behov: organisationer måste utformas så att man tillgodoser mänskliga behov som motiverar den enskilda individen till att handla

Maslows 1954:

  • Självförverkligande: utmanade uppgifter, möjlighet att vara kreativ och förbättra, personlig utveckling, befordran, glädjen av att prestera.
  • Erkännanden: Respons på arbetet, titel/position, status och prestige
  • Sociala behov: Arbetsgrupper, medarbetarorienterad ledning, samhörighet
  • Trygghetsbehov: Arbetsvillkor, fast anställning, trygg arbetsplats
  • Fysiologiska behov: Lön – Materiella behov, balans mellan arbete och fritid

Enligt behovsteorierna motiveras personer att handla när de ser möjlighet att tillfredsställa sina behov:

  • inre belöning: individen ger belöning till sig själv
  • yttre belöning: något individen får utifrån ex. från organisation

Förväntansteori: VALENS X FÖRVÄNTAN = MOTIVATION

Arbetsresultat i förhållande till egna förväntningar (Vroom, 1964)

Jämviktsteori – individen investerar sin tid, utbildning, energi mm och arbetar motsvarande mycket (Adams 1965)

Instrument för att motivera medarbetare – Hertzbergs motivations och hygienteori

Centralt för motivationen hur individen upplever sina arbetsuppgifter

Herzbergs Tvåfaktorsteori 1966

  • Motivationsfaktorer – ”Används jag väl?”
  • Hygienfaktorer (Kan ge upphov till missnöje men kan inte motivera) – ”Behandlas jag väl?”

Motivationsfaktorer:

  1. Arbetsuppgifternas karaktär
  2. Ansvar för eget arbete och kontroll över egna arbetssituationen
  3. Prestationer och tillfredsställelse
  4. Erkännande från andra
  5. Avancemang
  6. Utveckling

Trivsel ; om faktorerna finns men inte vantrivsel om de saknas

Hygienfaktorer:

  1. Företagets personalpolitik och administrativa system
  2. Ledarnas kompetens och ledarstil
  3. Mellanmänskliga relationer mellan under och överordnad
  4. Arbetsvillkor kring arbetsuppgifter
  5. Lön
  6. Status
  7. Arbetstrygghet
  8. Förhållanden i arbetslivet som påverkar fritiden och privatlivet

Vantrivsel om faktorerna saknas men inte trivsel om de finns

Belöning och motivation:

Incitamentsystem = motivera anställda till att utföra sina tilldelade roller och lösa uppgifter på ett sätt som organisationen är tillfreds med

  • VEM belönas? Individ, grupp, system
  • Vilken slags belöning?
  • VAD belönas?
  • Problem?

Hackman& Oldham, 1980 Arbetsutformning och motivation – Tre psykologisk tillstånd som är viktiga för att främja motivation:

  • Känslan av att ha meningsfulla arbetsuppgifter
  • Känslan av att ha personligt ansvar
  • Kunskap om resultaten av det man gör

Arbetsutformning och motivation fortsatt:Grundläggande egenskaper hos arbetsuppgifter som tycks främja ett gynnsamt psykologisk tillstånd

  • Variation
  • Meningsfullhet
  • Viktighet/betydelse
  • Autonomi – att man kan göra uppgiften på sitt sätt (känna ansvar)
  • Feedback

-Socioteknisk systemteori: 6 punkter

-Teamarbete: ge teamet makt

-Målstyrning

Motivera till att stanna kvar -Hur får man behålla de bästa medarbetarna? – kontrakt, bindningstid, psykologiskakontrakt

Motivera till att prestera extra -Hur få medarbetare att prestera extra för organisationen?

/Sofi

Lektion 3: Kommunikation & organisation

Kommunikation: är historisk relaterad till ordet ’gemensam’, det kommer från det latinska verbet communicare och betyderfritt översatt ”att ha något gemensamt” att dela något med någon.

Man lär sig ett språk genom att lyssna och härma.

Samtal: är en grundläggande form för mänskligt samspel och det kan anta många skepnader i vardagslivet; t ex:

  • Det förtroliga samtalet
  • Kallprat
  • Praktgrälet
  • Middagskonversation
  • Asocial pratsamhet (monolog!): pratar utan att bry sig om den andra
  • Till de professionella samtalen hör t ex den journalistiska intervjun, det rättsliga förhöret, den akademiska muntliga tentamen, medarbetarsamtalet, den terapeutiska dialogen och forskningsintervjun.
  • Alla samtalsgenrer (både vardagliga och professionella samtal) har sina egna regler och tekniker: vad som är lämpligt respektive olämpligt

Tre typer av interaktion: (Thompson, John B. 1995)

1. Öga mot öga interaktion: man träffas

  • Kontext av samtidighet, delat rumsligt- och tidsligt referenssystem,
  • Mångfald av symboliska signaler/tecken
  • Inriktad på specifika andra
  • Dialogisk

2. Medierad interaktion: (telefoni, email, brev etc)

  • Separation av kontexten; ökad tillgänglighet i tid och rum
  • Begränsat omfattning av symboliska signaler/tecken
  • Inriktad på specifika andra
  • Dialogisk

3. Medierad kvasi-interaktion: (masskommunikation)

  • Separation av kontexten; ökad tillgänglighet i tid och rum
  • Begränsat omfattning av symboliska signaler/tecken
  • Inriktad på ett obestämd antal av potentiella mottagare
  • Monologisk

Olika typer av kommunikation:

  • Intrapersonell kommunikation (Hur vi kommunicerar med oss själva – t ex hur vi tänker, reflekterar och dagdrömmer. Dvs. vår inre dialog.)
  • Interpersonell kommunikation (två personer ansikte mot ansikte)
  • Medierad kommunikation (telefon, email, chatt…)
  • Grupp kommunikation (flera än två…)
  • Offentlig kommunikation (ett politisk tal, en offentlig föreläsning..)
  • Masskommunikation (TV, radio, film, tidningar, tidskrifter, böcker…)

Vertikal kommunikation går neråt eller uppåt i hierarkin

Horisontell kommunikation är mellan anställda på samma hierarkiska nivå

Den formella kommunikationen brukar följa organisationsstrukturen och är direkt relaterad till den verksamhet och det arbete som utförs.

Informell kommunikation har en stor styr- och lärpotential: (Jacobsen& Thorsvik 2008: s. 313-317)

  • Informell kommunikation sprider information mycket snabbare än den formella
  • Här utvecklas sociala relationer
  • Människor socialiseras in i ny miljöer
  • Informell kommunikation avgör vem som ’är en av oss’ och vem som är utanför gemenskapen
  • Den är viktig för att skapa en gemensam social identitet mm.

Det finns många olika typer av intern kommunikation. Det kan vara allt från snacket i fiket, till möten och kommunikation via e-post, telefoner, intranät, videokonferenser, personaltidningar och formella rapporter mfl

Sju saker som definierar interpersonell kommunikation: (Hartley 1999)

  1. Öga mot öga’ möten: mellan två individer
  2. Roller: formella- informella roller. Tillskrivna, införlivade eller uppnådda roller.
  3. Tvåvägs
  4. Mening
  5. Intention
  6. Process
  7. Tid

Utan kommunikation ingen organisation

Organisationer uppstår när det finns personer som kan kommunicera med varandra, som är beredda att bidra till handling och har för avsikt att arbeta mot de gemensamma målen. (Barnard 1938 i Heide m.fl. 2005)

Organisationer är beroende av ledare som kommunicerar organisationens mål, vilka uppgifter de anställda ska lösa och vad som förväntas av den enskilda medarbetaren. (Jacobsen och Thorsvik 2008: 293-294).

Organisationer är beroende av fortsatt samarbete och koordinering kring arbetsuppgifter kräver också kommunikation av information mellan gruppmedlemmar och mellan ledare och anställda. (Jacobsen och Thorsvik 2008: 294).

Utan väl fungerande kommunikation blir ledningsuppgiften svår, samarbetet dåligt, människorna frustrerade och illa motiverade (ibid. 294)

Chefens förmåga att leda andra människor med kommunikationens kvalitet, avgör om relationerna på arbetsplatsen kommer att fungerar. – Ja, ledaren är viktig och har en centralroll för trivseln.

Man har börjat förstå vikten att få med sig medarbetare och byta ut ”megafonen” med dialogen. Lämnat det auktoritära ledarskapet till förmån för ett mer demokratiskt.

“Det spelar ingen roll hur många chefskurser en person har gått igenom om han eller hon inte har hand med folk”. (Engquist 2002:11)

Bristande kommunikation/Kommunikations problem:

I de flesta organisationer hörs klagomål om att kommunikationen är dålig. De anställda klagar på, att de inte får information, att cheferna inte lyssnar på dem, att beslut inte kommuniceras, att inget händer trots att man påtalat problemen, att man får för mycket information…. (Heide m.fl. 2005).

Mycket missförstånd. Man kan ibland känna att man kommer från olika planeter.

Kommunikation vara en bristvara – ingen berättar någonting…

Mycket snack och ingen verkstad; man sitter jämt på möten och hinner inte göra jobbet som man borde ägna sig åt…

Informations överflöde – det är svårt att navigera bland all information. Epostlådan är sprängfull, intranätet uppdateras ständigt, det finns rapporter som ska läsas, telefonen ringer, det knackar på dörren….. (Litteraturtips: Den översvämmade hjärnan)

Kommunikations problem: Jacobsen & Thorsvik 2008: 300-304

  1. När sändaren ska koda (formulera sitt budskap)
  2. På grund av valet av kanal: vilken kanal ska användas till vilken info
  3. När mottagaren ska avkoda budskapet (förstå budskapet)
  4. När man får för mycket information
  5. När det hänger ihop med ett opportunistisk beteende: hålla inne med info för egen vinnings skull

Kommunikationskanalers olika förmågor: Jacobsen & Thorsvik 2008 s. 321-322

  1. Snabbhet: hur snabbt man kan få feedback
  2. Rikedom: signaler som kroppsspråk, klädsel, rörelser
  3. Parallellitet: hur många samtal man kan föra samtidigt
  4. Föreberedelse: hur planera det man ska säga/skriva
  5. Lagring: spara

7 % av kommunikationen förmedlas genom ord, 38 % genom hur meningar och ord uttrycks samt 55 % genom kroppsspråk. (Mehrabian i Pease 1994)

/Sofi

Lektion 4: Organisation och makt

Anteckningar från pass nr 4 om makt i en organisation.

Intressegrupp/koalitioner – social grupp med gemensamma intressen

Interna koalitioner: Inom företaget, Har olika mål vilket påverkar organisationen. Kan bestå av:

  • Anställda
  • Ledningen
  • Ägarna

Externa koalitioner: Hur påverkar dessa?

  • Samarbetspartners ex underleverantörer
  • Fackföreningar
  • Intresseföreningar: patientföreningar/konsumentorganisationer
  • Myndigheter – lagar och regler

Vad är makt? A påverkar B

Makt och dess olika skepnader: dessa krävs för att det ska bli en konflikt, alla tre måste vara med för att det ska bli en konflikt

  • Relationell, uppstår i relationer
  • Beroendeförhållanden, av olika typer
  • Oenighet

Öppen maktanvändning: synlig, regler

  • Tvångsmakt: Rättsystem, militären, bestraffning
  • Bytesmakt: vem som har kontroll over resurserna, den som betalar ut lönen har makt
  • Övertalning: retorik, argumentation

Dold maktanvändning: osynliga spelregler, det som är ok/ej ok.

  • Manipulering: någon försöker påverka mig utan min vetskap
  • Strukturmakt: informella regler som vi väljer att följa ex komma i tid, ta undan sin kopp
  • Normativmakt: det som sitter i väggarna, lär sig med tiden, symboler- ex bordsplacering

Sju relevanta punkter för maktutövning:

  • Hierarkisk position: ju högre upp I organisationen desto mer makt.
  • Kontroll över dagordningen: vem får lov att yttra sig, bjuds in till möten
  • Kontroll över information: vem får tillgång till information. Tillgång till information ger makt
  • Kontroll över arbetsuppgifterna och dess utförande: vem är spindeln i nätet/nyckelperson
  • Socialisationsprocesser: Informella ledare, introduktionskurser o.s.v., den som skolar in de nya får makt.
  • Personliga resurser: karisma, person man sluter upp bakom, informell ledare
  • Allianser och nätverk: blandning av alla ovanstående

/Sofi

Lektion 1 Organisations- & vetenskapsteori

I onsdags kollade jag som sagt igenom de första föreläsningarna på min kurs. Det är riktigt kul att vara student igen. När jag pluggade tidigare skrev jag alltid rent alla mina anteckningar och det tänkte jag även göra fortsättningsvis eftersom REPETITION är all lärdoms moder 🙂 . Innan har jag bara sparat det jag skrivit antingen i en pärm eller i datorn men nu tänkte jag att jag kunde lägga det här så kan andra också få lov att använda det.

De första föreläsningarna bestod av tre videos.

Video 1: Intro till kursen

Kursen har fyra lärande mål:

  • Förklara/Illustrera grundläggande begrepp och modeller
  • Beskriva olika sätt att studera och analysera beteenden/processer i organisationer
  • Genomföra en praktisk organisationsstudie
  • Redogöra för och kritiskt diskutera resultatet och slutsatsen av studien

Kursens arbetsformer är:

  • Läsa litteratur
  • Föreläsningar via nätet
  • Reflektion
  • Disskusion
  • Examination: Hemtenta (5p), Diskussionsseminarium (1,5p), Inlämning om vetenskapsteori (1,5p)

Video 2: Organisationsteori

Organisationsteori går ut på att vi måste:

  • Förstå vad som är en organisation
  • Förstå ämnets utveckling
  • Skapa modeller för ämnet

Vad är en organisation? Ursprungsordet kommer från grekiskan – organon – som betyder instrument/redskap/verktyg, nu syftar det mer till relationen mellan människor.

Ämnet är spretigt och brett och ämnets syfte är att förstå komplexa relationer mellan människor, man vill förstå hur organisationer fungerar och komma på bättre sätt för hur man kan organisera en verksamhet.

Man vill få förståelse, förklara och förbättra.

Ämnet är även tvärvetenskapligt och berör discipliner som psykologi, sociologi, statsvetenskap, socialpsykologi, etnologi, företagsekonomi, pedagogik mfl.

Det som gör ämnet svårt är att det är svårt att se alla relationerna som påverkar.

Ordet ”Organisation” har definierats lite olika av olika forskare:

Etzioni – ”En formell organisation är ”ett socialt system som är konstruerat för att uppnå bestämda mål”

Bruzelius & Skärvad – ”ett antal individer som utför olika arbetsuppgifter (abetsfördelning & specialisering) på ett samordnat sätt (samordning, styrning & ledarskap) för att uppnå vissa mål”

Det är också viktigt att förstå att organisationsteorinsutveckling går hand i hand med samhällsutvecklingen.

Historik:

  • 1750-1850: Från jordbruk till industri.
  • 1960-2000: från industri till infosamhället
  • Dessa förändringar har såklart påverkat organisationsteorierna
  • Klassiska organisationsläror 1900-1950: Målet var att hitta den bästa organisationen.
    • Scientific management: Frederick W Taylor, USA, rationalisering, metod, tid och mätning (MTM), effektivitet, individen anpassa sig organisationen, mekanisk människosyn
    • Human relations: Elton Mayo, USA, beteendevetare, den sociala människan, växte fram parallellt med Taylor, bättre arbetsmiljö = bättre resultat, hur påverka morot/piska, organisationens beteende
    • Den administrativa skolan: Henry Fayol, Fran, principer för hur styra en organisation – ansvar, disciplin, order, organisera, specialisering, planering
    • Den byråkratiska skolan: Max Weber, Tysk, nationalekonom, strikt regelstyrd organisation plus makt och auktoritet
  • 1950-1960:
    • Beslutsteoretiska skolan: Hur fattas beslut? Är man alltid rationell?
    • Sociotekniska studier: teknik vs det sociala, människan och tekniken
    • Situationsanpassning: det beror på situationen vad som är bäst, anpassa sitt ledarskap
    • Systemsynsättet: organisationen som en av många aktörer
  • 1970:
    • Divisionalisering (dela upp), Decentralisering, Demokratisering, från centralt till platt, individens medbestämmande.
  • 1980/90:
    • Kulturperspektivet och Service/kunskapsorganisationer – nya verksamheter kräver nya lösningar, mer individ, värderingar och normer
  • Idag?:
    • Digitala revolutionen, lärprocesser – det livslånga lärandet, perspektivväxling
    • Virtuella organisationer, reflekterar globala samhällsprocesser

Organisationen som ett produktionssystem: I organisationen ska allt gå runt som i ett kretslopp

Resurser (personal, råvaror, kapital, kunskap) – Transformation (omvandling) – Resultat (produkt, tjänst, kunskap) – Återkoppling –

Organisationen verkar även en kontext – ett sammanhang som påverkar det som sker.

En integrerad organisationsmodell: detta är en grundtanke/basmodell som sen påverkas av storlek, ägandeform mm

Omvärlden: politiker, intressenter, konsumenter, stat, kommun mm

Både formella drag (mål, strategier och struktur) och informella drag (kultur, makt) påverkar Ledarskapet. Det påverkar också det organisatoriska beteendet och processer: resurs –  organisatoriskt beteende och processer – resultat – återkoppling

Sammanfattning:

  • Organisationer är komplexa
  • De är föränderliga
  • Allt syns inte på ytan

Video 3: Mål och strategier

För alla organisationer är MÅL och STRATEGIER viktiga. MÅL är vad man vill uppnå och STRATEGIER är hur man ska nå dit.

Organisationer är  medvetet konstruerade för att lösa vissa uppgifter eller funktioner.

Ett mål är ”en beskrivning av ett önskat framtida tillstånd” – Etzioni

Ett mål har flera funktioner – det är:

  • Styrande – ger riktlinjer för vårt arbete
  • Avgränsande – skapar fokus
  • Legitimering – skapar acceptens
  • Mäta effektivitet – måluppfyllelse/utvärdera
  • Motivation – kan vara en morot
  • Organisationsprincip – struktur kring hur man ska nå målet

Måldimensioner:

  • Tid: kort/lång
  • Kontinuitet: ex omsorg, jobbar med målet hela tiden
  • Mål-Medel samband

Målhierarkier: ökad konkretisering ju längre ner man kommer

  1. Syfte
  2. Vision
  3. Huvudmål
  4. Delmål

Att formulera mål:

  • Önskemål – ideala tillståndet
  • Barriärbrytande mål – höja ribban
  • Realistiska mål vs Symboliska mål
  • Trygghetsmål
  • Ekonomiska mål vs icke ekonomiska mål
  • Inga mål alls

Vad är en strategi? ordet kommer från grekiskan strategos, krigföring, idag vägen till målet

Allmänna strategier (Michael E Porter) – ”att förstå konkurrenssituationen (omvärlden) och därefter positioners organisationen och hitta konkurrensfördelar (strategi och position)”:

  1. Kostnadsledare/Lågkostnadsstrategi: stor marknadsandel
  2. Differentieringsstrategi: unik, vara annorlunda
  3. Fokuseringsstrategi: nisch, bäst på det man gör

SWOT-analys: strategiskt verktyg, inom organisationen – styrkor och svagheter, utanför – möjligheter och hot

Strategi som handlingsmönster: Planerad strategi – Formell strategi – Förverkligad strategi

Allt går inte att förutsäga – strategin växer fram

Effektivitet: Att göra rätt saker

Produktivitet: Att göra rätt saker

Varför ska vi uppfylla mål och för vem?

  • Intressentmodellen: vilka aktörer hat intresse av måluppfyllelse? – ägare, kunder, stat/kommun, anställda, lobby, leverantörer, långivare mfl
  • Målkonflikter: finns det
  • Mål vs Samhällsansvar: ska vi ha etiska mål också och inte bara ekonomiska, ex Corporate Social Responsibility (CSR)

/Sofi